Erfolgsfaktoren im Projektmanagement

Wann ist ein Projekt erfolgreich?

Wann ein Projekt nach dem Beenden als erfolgreich eingestuft wird, hängt natürlich von unterschiedlichen Faktoren ab und ist von Aktion zu Aktion verschieden. Trotzdem gibt es einige Grössen, welche den Erfolg der meisten Projekte beeinflussen. Das Konzept des magischen Dreiecks des Projektmanagements fasst dabei 3 der wichtigsten Parameter zusammen; Zeit, Kosten und Leistung/ Qualität. Als Projektmanager müssen Sie diese verschiedenen Parameter parallel ausbalancieren, um alle Stakeholder zufrieden zu stellen, Kundenzufriedenheit zu gewährleisten und ein Projekt erfolgreich abzuschliessen. Damit dies gelingt, müssen vor dem Projektstart die drei Zielgrössen definiert und priorisiert werden.

Oftmals kann es vorkommen, dass man mit einem Projekt startet, ohne ein klares Ziel vor Augen zu haben. Dies kann dazu führen, dass man während des Arbeitszyklus gewisse Zielgrössen aus den Augen verliert und damit Zeit – und Ressourcen vergeudet. Sich vor Projektstart mit dem Endziel auseinanderzusetzen kann daher dabei helfen, Lösungsorientierter zu arbeiten und nicht einfach planlos ein Projekt zu beginnen.

Zeit: Wie viel Zeit steht mir für die Umsetzung meines Projektes zur Verfügung?

Dieser Faktor spiegelt die Projektlaufzeit wider. Es beinhaltet sowohl Projektstart- und Ende, sowie auch die restliche Terminplanung des Projekts und Meilensteine.

Kosten: Welches Budget steht mir zur Verfügung? Was kostet die Umsetzung des Projekts?

Die Kosten stehen für das Projektbudget, welches zu Beginn des Projektes festgelegt wird und idealerweise nicht überschritten werden sollte. Zu den Kosten zählen auch Leistungen, welche extern bezogen werden und verwendete Ressourcen, beispielsweise für das Personal.

Leistung: Was soll während des Projekts entstehen? Und in welcher Qualität?

Die zu erbringende Leistung bzw. die Qualität des Projektes müssen im Vorab definiert werden. Definierte inhaltliche Ziele sollen erfüllt werden, um eine hohe Kundenzufriedenheit und Produktqualität zu gewährleisten. Diese Dimension beschreibt daher den Umfang, den das Projekt in einer gewünschten Qualität liefern soll.

Wie definiere ich Ziele?

In jedem Bereich des magischen Dreiecks müssen Ziele definiert werden. Eine gute Projektmanagementmethode, um sinnvolle Ziele zu definieren, welche den Grundstein für eine Zielvereinbarung legen, sind SMART- Ziele.

Ein Ziel nach SMART muss spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert sein. Ein schlecht formuliertes Ziel wäre beispielsweise: «Ein attraktiver Arbeitgeber sein». Besser wäre: «Als einer der fünf besten Arbeitgeber der Schweiz 2023 mit dem Great Place to Work Award ausgezeichnet werden.»

In diesem Blogbeitrag gehen wir noch genauer auf die Zielsetzung im Bereich Marketingplanung ein.

Versuchen Sie nun in jedem der drei Teilbereiche des Dreiecks SMARTe Ziele zu definieren.

Nachdem Sie sich die Zeit genommen haben, 3 Teilziele zu definieren, können Sie sich dem Gesamtziel widmen. «Was ist nach dem erfolgreichen Abschluss des Projektes anderes als heute?» sollte dabei die zentrale Frage sein.

Beginnen Sie erst dann mit dem Projekt, wenn die klar definierten Ziele schriftlich festgelegt wurden und sich alle beteiligten Parteien darüber im Klaren sind.

Zielkonflikte im magischen Dreieck

Während des Projekts beeinflussen sich die verschiedenen Dimensionen des Dreiecks gegenseitig. Dabei kann es jedoch auch schnell einmal zu diversen Konflikten zwischen den Bereichen kommen.

Kosten vs. Zeit

Beispiel: Ein Endtermin für ein Kundenprojekt wurde fixiert. Die Zeit wird jedoch knapp. Nun könnten Sie oder Ihre Mitarbeiter mehr arbeiten, sodass der Zeitplan eingehalten werden kann. Dies würde jedoch wiederum die Kosten erhöhen.

Zeit vs. Leistung

Beispiel: Einen Teil eines Kundenprojekts haben Sie an spezialisierte Fachpersonen outgesourced, damit die hohen Qualitätsstandards für das Projekt eingehalten werden können. Die Spezialisten benötigen jedoch um einiges länger als erwartet, sodass immer weniger Zeit für die Fertigstellung des Projekts bleibt.

Leistung vs. Kosten

Beispiel: Ihr Budget ist fast ausgereizt, das Kundenprojekt jedoch noch nicht ganz fertig. Nun könnten Sie auf günstigere Materialien umsteigen. Diese genügen jedoch den Ansprüchen des Auftraggebers nicht. Es entsteht ein weiterer Zielkonflikt.

Zufriedenheit der Stakeholder

Trotz möglicher Konflikte ist es nun Ziel, alle Faktoren so auszubalancieren, dass alle Stakeholder zufrieden sind. Damit dies gelingt, muss ein Projektmanager zuerst die Interessen der Stakeholder transparent machen und gemeinsam mit Ihnen eine Projektplanung erstellen. Dadurch erfährt der Manager wiederum, welche Zielgrössen er bei den drei Dimensionen festlegen muss, damit die Steakholder schlussendlich zufrieden sind. Bei Stakeholdern handelt es sich um diverse Anspruchsgruppen des Unternehmens, wie Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter.

Weitere Erfolgsfaktoren

Die drei Dimensionen des magischen Dreiecks bilden eine Übersicht über einige Erfolgsfaktoren von Projekten. Natürlich gibt es auch noch weitere Bereiche, welche den Abschluss von Projekten beeinflussen, wie:

Interne und externe Kommunikation

Zusammenstellung des Projektteams

Technische Rahmenbedingungen

Beziehung zu den Geschäftspartnern

Projektgrösse

Fazit Erfolgsfaktoren im Projektmanagement

Projektmanagement ist eine sehr anspruchsvolle Aufgabe, welche von vielen Personen trotzdem sehr intuitiv gelöst wird. Unterschiedliche Tools wie das Magische Dreieck oder SMART-Ziele können helfen die eigene Arbeitsweise aus einem etwas anderem Blickwinkel zu betrachten und zu visualisieren, dass eine Änderung der Dimensionen sich grundsätzlich auf alle anderen Zielgrössen auswirkt. Macht man sich vor Projektbeginn darüber Gedanken, was sich durch das Projekt ändern soll, verliert man sich weniger schnell in kleinen Sub-Aufgaben und man hat auch bei Schwierigkeiten eine klare Vision. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, sich die Zeit vor Projektstart zu nehmen, um sich Gedanken darüber zu machen, was sich durch das Projekt genau verändern soll.

Falls Sie sich für weiter für das Thema Projektmanagement interessieren, können wir Ihnen die Webseite der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement empfehlen. Dort werden regelmässig spannende Studien zum Thema Erfolgsfaktoren im Projektmanagement publiziert.

Im zweiten Teil des Blogbeitrags zum Thema Projektmanagement soll es um die konkrete Umsetzung von erfolgreichem Projektmanagement gehen. Dabei werden verschiedene Vorgehensweisen und Tools erläutert.

Wir hoffen, dass Ihnen unser Blogbeitrag helfen konnte Ihre eigene Herangehensweise an das Projektmanagement zu überdenken. Falls Sie weitere Fragen zum Thema haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren.

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