Slack: Das Geheimnis erfolgreicher Kommunikation

Warum nutzen wir Slack?

Als kleines Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern ist es für uns einfach, miteinander zu kommunizieren, Fragen zu stellen oder Meinungen einzuholen. Trotzdem bevorzugen wir es, uns nicht jedes Mal wegen Kleinigkeiten bei der Arbeit zu unterbrechen.

Aus diesem Grund haben wir Slack in unseren Arbeitsalltag integriert. Wir nutzen Slack mehrheitlich,

• um einander Fragen zu stellen, welche einfach und schnell zu beantworten sind, deren Antwort aber ein paar Minuten warten darf;
• um über den Stand der Arbeit zu informieren;
• um das Fertigstellen einer Aufgabe zu kommunizieren;
• um den anderen einen Link zu einer hilfreichen oder besonders interessanten Seite zu senden oder
• einfach um ein lustiges Bild oder Video mit den Arbeitskollegen zu teilen.

Der Vorteil von Slack liegt darin, dass wir die Möglichkeit haben, die Nachrichten dann zu lesen, wenn wir eine Aufgabe abgeschlossen haben und uns Zeit nehmen. So werden wir nicht ständig bei der Arbeit unterbrochen. Bittet man beispielsweise jemanden mündlich darum, ein Dokument zu schicken, was keine Priorität hat, geht dies oftmals vergessen und mehrmaliges Nachfragen ist notwendig. Das Problem haben wir bei Slack nicht mehr.

Slack vs. E-Mail

In vielen Unternehmen (so auch bei unseren vorherigen Arbeitgebern) verläuft die Kommunikation via E-Mail. Wir sind der Ansicht, dass E-Mails zwar in der Kommunikation nach aussen nicht wegzudenken sind, für die interne Kommunikation jedoch weniger geeignet sind. Eine Mail zu schreiben benötigt mehr Zeit, als die Nachricht lediglich via Slack zu schicken. Ausserdem müssen die Mails immer wieder gelöscht werden und das Anhängen von Dateien braucht mehr Zeit. Deswegen schicken wir uns intern nur noch E-Mails, um den Newsletter zu überprüfen.

Slack vs. Asana

Was ist der Unterschied zwischen Slack und Asana, unserem Tool zur Verwaltung der Projekte und individuellen Aufgaben?

Slack dient nicht primär der Zuteilung von Aufgaben, sondern der Kommunikation im Team. Diese erfolgt spontan und informell. Bitten wir jemanden via Slack um die Erledigung einer Aufgabe, handelt es sich um so kleine Dinge, dass es sich für uns nicht lohnen würde, diese in Asana zu erfassen. Asana hingegen bietet einen perfekten Überblick über alle anstehenden Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen. Die beiden Tools ergänzen sich aus diesem Grund perfekt.

Asana haben wir Ihnen in diesem Blogbeitrag vorgestellt.

Wichtigste Funktionen von Slack

Die wichtigsten Funktionen von Slack sind unserer Meinung nach die folgenden:

• Die Organisation von Konversationen in Channels: Sie können einen Channel für ein bestimmtes Projekt, für ein Team oder zu einem spezifischen Thema machen und jeweils festlegen, wer Nachrichten erhalten und schreiben kann und wer keinen Zugriff auf den Channel hat.
• Über Direct Messages können Sie Nachrichten an einzelne Personen oder an kleine Gruppen von Personen schicken.
• In jedem Chat ist es möglich, Sprach- oder Videoanrufe zu tätigen.
• Dokumente können ganz einfach via Drag and Drop eingefügt und als Favorit für später markiert werden.
• Slack können Sie auch auf iOS und Android installieren. Die Chats werden automatisch synchronisiert.
• Durch das Integrieren verschiedenster Tools, die Sie nutzen, müssen Sie nicht mehr ständig zwischen diesen hin- und herwechseln, sondern können beispielsweise einstellen, dass Sie Nachrichten erhalten, wenn jemand auf Ihrer Webseite ein Formular ausgefüllt oder Ihnen eine Aufgabe auf Asana zugewiesen hat.
• Alles, was Sie in Slack senden oder empfangen, wird automatisch indexiert. Dies ermöglicht es Ihnen, bestimmte Nachrichten oder Dokumente schnell und einfach wiederzufinden. Sie können ausserdem auch innerhalb von PDFs, Word Dokumenten o.ä. suchen.