SO GELINGT ERFOLGREICHES PROJEKTMANAGEMENT
In diesem Blogeitrag zeigen wir Ihnen verschiedene Herangehensweisen für das Projektmanagement.
In Teil 1 unserer Blogserie haben wir besprochen, welche verschiedenen Erfolgsfaktoren das Projektmanagement beeinflussen. Dabei wurden die drei Dimensionen des magischen Dreiecks des Projektmanagements, Zeit, Kosten und Leistung/ Qualität, behandelt. Vor Projektbeginn macht es Sinn, sich in diesen verschiedenen Bereichen Ziele zu setzen, welche aufzeigen sollen, wie sich die Zukunft vom Jetzt unterscheiden soll. Solche Ziele helfen dabei, das Projekt zu konkretisieren und zu visualisieren, sodass man sich von Anfang an vorstellen kann, wohin man ganz am Schluss möchte.
Das Setzen von Zielen allein, macht jedoch noch lange nicht erfolgreiches Projektmanagement aus, denn vor allem die Arbeitsweise während dem Projekt selbst, bestimmt den Ausgang einer Aktion.
Aus diesem Grund werden wir in diesem Blogbeitrag besprechen, welche Arbeitsweisen während einem Projekt dazu beitragen, dass es gelingt.
Arten von Projektmanagement
Es gibt zahlreiche verschiedene Theorien darüber, wie Projektmanagement am besten ablaufen soll. Dabei lassen sich aber grob zwei Kategorien unterscheiden: Klassisches und agiles Projektmanagement.
Klassisches Projektmanagement
«Starr, aber hohe Planungssicherheit»
Beim klassischen Projektmanagement werden, ähnlich dem magischen Dreieck, vor Projektstart Ziele definiert. Die Aufgabe des Projektmanagements besteht in der Folge darin, auf dieser Grundlage Aufwand und Termine abzuleiten und anschliessend das Projekt entlang dieser Vorgaben zu steuern. Dabei werden grosse Projekte in mehrere Phasen unterteilt, die aufeinander aufbauen. Um auf ungeplante Ereignisse reagieren zu können, wird Reserve von Anfang an mit in die Planung eingebaut.
Die Planung orientiert sich dabei oftmals an einem linearen Wasserfallmodell. Anhand eines klar definierten Ablaufs wird das Projekt schrittweise bearbeitet. Eine Aufgabe wird erst angefangen, wenn die vorherige Stufe beendet ist.
Nachteil des klassischen Projektmanagements ist die mangelnde Flexibilität. Daraus ergibt sich ein zentraler Risikofaktor. Wird ein geplanter Ablauf strikt eingehalten, so zeigen sich Fehler häufig erst gegen Ende des Projekts. Fehler dann noch zu korrigieren ist viel aufwändiger, als wenn sie direkt am Anfang erkannt werden.
Agiles Projektmanagement & Scrum
«Weniger Struktur, hohe Flexibilität»
Um solche späten Fehler zu vermeiden, gibt es die Möglichkeit, agiles Projektmanagement oder konkreter, Scrum, anzuwenden. Der Unterschied zu klassischem Projektmanagement besteht darin, dass Projekte nicht anhand eines langfristigen Plans durchgeführt werden, sondern mit Hilfe sogenannter Sprints, also kurzen Bearbeitungszyklen von maximal 4 Wochen. Ein Projekt wird also nicht wie beim Wasserfallmodell von Anfang an von A – Z durchgeplant. Scrum verfolgt einen agilen Ansatz und formuliert statt eines endgültigen Plans zunächst nur eine Produkt-Vision, welche dann im Projektverlauf konkretisiert wird. Dabei werden vor Projektbeginn legentlich die Kosten und die Dauer des Projekts festgelegt, wobei der Umfang flexibel und veränderbar ist. Die Entwicklung erfolgt nicht gradlinig, sondern in zyklischen Schritten. Ziel eines Sprints, welcher maximal 4 Wochen dauern sollte, ist es, ein funktionsfähiges Zwischenprodukt, welches auch Product Increment genannt wird, zu entwerfen. Die Fortschritte und Hindernisse des Projektes werden in regelmässigen, teils täglich stattfindenden Meetings, offengelegt.
So kann ein typischer Scrum-Ablauf mit Sprints aussehen
Vor dem Sprint:
Jeder Sprint beginnt mit einem Meeting, in dem die nächste Projektettape (Zwischenprodukt), also der nächste Sprint, geplant wird. Es wird besprochen, welche noch ausstehenden To-Dos im nächsten Sprint bearbeitet werden sollen. Nachdem diese ausgewählt worden sind, werden sie festgehalten und die Aufgaben werden dem Team zugeteilt.
Während dem Sprint:
Je nach Projektgrösse- und komplexität können tägliche stattfindende, aber sehr kurze (< 10 min) Scrum Meetings durchgeführt werden. Bei diesen Treffen geht es vor allem darum, zu realisieren, wie gut voran das Team mit dem Bearbeiten der Aufgaben kommt.
Nach dem Sprint:
Wurde ein Sprint abgeschlossen, findet ein weiteres Meeting statt. Bei diesem Treffen wird das Zwischenprodukt dem Gesamtteam und gewissen Steakholdern vorgestellt. Danach wird besprochen, welche Ziel – Aufgaben und Anforderungen dieses Sprints erfüllt worden sind. Diejenigen, welche nicht erfüllt worden sind, werden wieder zu den Zielen aufgenommen. Am Schluss können Teammitglieder und Steakholder Feedback einbringen. Daraus entstehen vielleicht auch neue Aufgaben.
Nach dem Sprint beginnt der Zyklus von Neuem.
Vorteile von Scrum & agilem Projektmanagement
Bei Scrum stehen wenige zentrale Regeln, die Selbstorganisation der Mitarbeitenden und eine flache Kommunikationshierarchie im Zentrum. Durch die regelmässigen Sprints gibt es häufig Feedback, was dabei hilft, die gleichen Fehler über einen langen Zeitraum zu vermeiden. Desweiteren helfen ständige Aktualisierungen und Anpassungen durch die regelmässigen Sprints dabei, das Zielprodukt stetig zu verbessern.
Die hohe Flexibilität von Scrum kann in manchen Fällen auch zu einem Nachteil werden, da mit ihr, vor allem bei Grossprojekten, ein hoher Kommunikations- und Abstimmungsaufwand verbunden ist.
Klassisches oder agiles Projektmanagement, was ist besser?
Beide Projektmanagementtheorien haben spezifische Vor- und Nachteile!
Arbeiten Sie an einem Projekt, bei denen die Anforderungen klar definiert sind, sich wahrscheinlich nicht ändern werden und auch die Ressourcen und Termine fix sind, so spricht nichts gegen ein klassisches Projektvorgehen.
Arbeiten Sie jedoch an einem komplexen Projekt, welches wahrscheinlich vielen Änderungen unterworfen sein wird und bei dem der Weg zum Ziel noch relativ unklar ist, macht agiles Projektmanagement Sinn.
Fazit Erfolgreiches Projektmanagement
Sich vor Projektbeginn, beispielsweise mit Tools wie dem magischen Dreieck, Gedanken darüber zu machen, was man durch das Projekt verändern möchte,ist meist sinnvoll, da sie einem helfen, ein Projekt strukturierter anzugehen.
Ob man sich, wie beim klassischen Projektmanagement, strikt an diesen Endzielen orientieren möchte oder ob man dem Verlauf der Massnahme durch agiles Projektmanagement wie Scrum etwas mehr Flexibilität geben will, ist jedem selbst überlassen und die beste Methode unterscheidet sich wahrscheinlich von Unternehmen zu Unternehmen.
Falls Sie sich für weiter für das Thema Projektmanagement interessieren, können wir Ihnen die Webseite der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement empfehlen. Dort werden regelmässig spannende Studien zum Thema Erfolgsfaktoren im Projektmanagement publiziert.
Wir hoffen, unser zweiteiliger Blogbeitrag konnte Ihnen dabei helfen, Ihre eigene Arbeitsweise im Projektmanagement aus einer anderen Perspektive zu sehen. Falls Sie weitere Fragen zum Thema haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren.
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