Ein paar Tools fürs Home-Office

Bei Weitblick setzen wir seit langem auf digitale Tools, die es uns erlauben, ortsunabhängig zu arbeiten und die Effizienz auf einem gewohnt hohen Niveau zu halten.

Hier eine Liste der Tools, die wir bei uns einsetzen und die auch in den nächsten Tagen und Wochen eine zentrale Rolle in unserem Arbeitsalltag übernehmen werden.

Vielleicht können Sie das eine oder andere Tool während dieser Zeit auch für sich entdecken!

Kommunikation: SLACK

Was man normalerweise einfach bilateral zwischen den Bürotischen besprechen kann, ist im Home-Office nicht so leicht. Anrufe kommen öfters mal ungelegen. Natürlich gibt es E-Mail. Aber wegen jeder kleinen Frage eine Nachricht zu versenden, führt letztlich nur zu einem verstopften Posteingang und frustrierten Kollegen.

Wir präsentieren: SLACK

Was uns an Slack ganz besonders gefällt: man kann gleichzeitig mehrere „Chaträume“ nutzen. In unserem Fall haben wir einen internen Chat (innerhalb dessen dutzende Kanäle zwischen Einzelpersonen sowie innerhalb von Teams) sowie jeweils einen mit all jenen Kunden, die ebenfalls Slack nutzen. Mit nur einem Klick wechseln wir hin und her und behalten den Überblick.

Mit Slack teilen wir Dateien (wie Anhänge in einer E-Mail), zitieren frühere Aussagen, verschicken lustige GIFS (https://slack.com/apps/A0F827J2C-giphy), erfahren Updates zu aktuellen Projekten in asana (dazu gleich mehr) oder senden uns selber Notizen und Links.

Kollaboration: Zoom

Wir sind seit kurzem unter die Zoomer gegangen. Bahnbrechend ist das Tool zwar nicht, weil es letztlich nichts neu erfindet, was Skype oder Google Hangout nicht schon längst können. Aber es überzeugt vor allem, weil die Teilnehmer keinen Account benötigen. Auch das Pricing ist fair, im kleinen Rahmen ist das Tool nämlich kostenlos.

Hier geht’s lang: Zoom

Wer will, kann damit auch Webinare oder Präsentationen im grösseren Stil durchführen – aktuell eine sehr gefragte Fähigkeit.

Projektmanagement: asana

asana ist unsere Lösung für Projektmanagement. Von einfachen Tasks (z. B. für diesen Newsletter gab es folgende Tasks: Verfassen, Redigieren, Erstellen, Prüfen, Versenden) bis hin zu grossen Webprojekten mit diversen Sprints (https://de.wikipedia.org/wiki/Scrum#Sprint) lassen sich sämtliche Aufgaben und Projekte abbilden, planen und innerhalb eines Teams zuteilen. asana birgt so viele tolle Möglichkeiten, dass wir aus dem Schwärmen nicht mehr rauskommen.

Aber erstmal der Link: asana

Während dem Home-Office bieten z. B. die Boards (für einzelne Projekte) jederzeit die perfekte Übersicht, wer an was arbeitet und was welchen Stand hat. Sie planen bereits, wie es nach der Aufhebung der Notsituation weitergeht? Dann kreieren Sie ein Projekt „Relaunch: Kommunikation & Marketing“, stellen es als Board dar und setzen die Spalten z. B. wie folgt:

To Dos | In Bearbeitung | In Revision | Abgesegnet | Geplant | Abgeschlossen

Ergänzen Sie dann Tasks wie „E-Mail an Kunden“, „Beitrag auf LinkedIn“ oder „Re-Aktivierung von Google Ads“, weisen diese einer Person zu und erfreuen sich an der Tasklawine, die sich langsam von links nach rechts verschiebt.

Cloud-Speicher

Längst sind Cloud-Services wie Dropbox (bis 2 GB sind gratis) oder Google Drive (15 GB gratis) etabliert. Wer noch nicht aufgesprungen ist, lernt vielleicht jetzt die Vorzüge zu schätzen, denn seine Daten jederzeit auf dem aktuellsten Stand zur Verfügung zu haben, wird Ihnen die Arbeit so viel einfacher machen.

Wer bei Google und Co. Bedenken bzgl. Datenschutz hat, kann sich mal Pydio anschauen (auf dem eigenen Server installiert ist das grundsätzlich kostenlos). Dazu empfiehlt sich dann ein Schweizer Hosting (z. B. Hostpoint oder cyon).

Ebenfalls ganz chic ist der eigene Server – in unserem Fall beispielsweise von Synology. Dieser steht physisch an einem sicheren und für uns jederzeit erreichbaren Ort. Über das Firmennetzwerk hat man gemeinsam Zugriff auf alle Daten. Via VPN oder mittels Drive (praktisch wie Dropbox) auch von zu Hause aus. UND: Synology bietet einen Service, mit dem man sich direkt über den Browser bei seinem Server anmelden, Daten abrufen oder als Admin Einstellungen vornehmen (z. B. neuen Mitarbeitern einen Zugriff einrichten) kann. Ein verschlüsseltes Backup in die Dropbox stellt täglich sicher, dass alle unsere Daten abgesichert sind.

Noch ein bisschen Eigenwerbung

Wenn Sie Hilfe beim Einrichten eines oben erwähnten Tools benötigen, helfen wir Ihnen gerne weiter.

Falls Sie selber gute Tools kennen, lassen Sie es uns wissen. Kommen viele gute Vorschläge zusammen, machen wir gerne eine zweite Newsletter-Runde mit den besten Vorschlägen.